Merlin 2.0 : une application métier développée pour l’EFP

Une application métier au cœur de la gestion des formations

L’EFP accompagne chaque année des milliers d’apprenants dans des formations en alternance couvrant plus de 80 métiers. Cette activité implique la gestion d’un volume important d’informations liées aux apprenants, aux formateurs, aux inscriptions, aux cours et au suivi pédagogique.

Pour soutenir ces processus, l’EFP utilise Merlin, une application métier destinée à centraliser et à structurer les données nécessaires au fonctionnement du centre de formation.

OpenGraphy a accompagné l’EFP dans le développement et la mise en production de Merlin 2.0. Cette nouvelle version modernise l’environnement existant et met à disposition des équipes une application web adaptée à leurs processus opérationnels.

Quels étaient les enjeux du projet Merlin 2.0 ?

La gestion d’un centre de formation en alternance mobilise plusieurs services et de nombreuses catégories de données. Les équipes doivent pouvoir retrouver rapidement les informations relatives à un apprenant, consulter son parcours, suivre ses inscriptions et accéder aux éléments nécessaires au traitement administratif ou pédagogique de son dossier.

L’application doit également tenir compte de profils et de responsabilités différents. Les besoins d’un gestionnaire, d’un membre des ressources humaines, d’un responsable pédagogique ou d’un collaborateur chargé de la comptabilité ne sont pas identiques.

Le projet devait donc proposer une interface cohérente tout en contrôlant précisément l’accès aux informations et aux fonctionnalités. La plateforme devait également pouvoir évoluer progressivement, sans remettre en cause les données et les processus déjà en place.

Comment fonctionne l’application métier développée pour l’EFP ?

Une vue centralisée des dossiers apprenants

Merlin 2.0 permet aux équipes autorisées de rechercher un apprenant et d’accéder à une vue structurée de son dossier. Les informations utiles sont regroupées dans une même interface afin de limiter la dispersion entre plusieurs outils ou écrans.

Les gestionnaires peuvent notamment consulter les inscriptions associées à l’apprenant, son parcours au sein de l’établissement et différentes informations nécessaires à son suivi.

Cette centralisation facilite le travail quotidien des équipes et permet de replacer chaque donnée dans le contexte général du dossier.

Le suivi des inscriptions et des parcours

L’application structure les inscriptions associées à chaque apprenant et permet d’en suivre les différentes composantes. Les données peuvent être consultées par formation, année ou situation administrative, selon les droits accordés à l’utilisateur.

Cette organisation aide les équipes à retrouver plus rapidement les informations pertinentes et à traiter les dossiers de manière cohérente.

La gestion des cours et des prestations

Merlin intègre également des informations liées aux cours, aux formateurs et aux prestations. Ces données interviennent dans plusieurs processus internes, notamment le suivi des heures, des remplacements et des prestations réalisées.

OpenGraphy a développé des mécanismes permettant de structurer et d’exploiter ces informations dans l’application, mais également de produire les extractions nécessaires aux équipes administratives.

Des bulletins intégrés au dossier de l’apprenant

Le suivi pédagogique comprend la consultation des résultats et des bulletins. Ceux-ci sont accessibles depuis le dossier de l’apprenant, dans une interface qui permet de retrouver les informations relatives aux différentes sessions et unités de formation.

Le traitement des résultats tient compte des règles métier de l’EFP et de la structure particulière de ses parcours de formation.

Des exports adaptés aux besoins administratifs

Certains traitements nécessitent l’utilisation de données consolidées en dehors de l’application. Merlin 2.0 permet de produire des extractions structurées, notamment pour le suivi mensuel des heures, des prestations et des remplacements.

Ces exports facilitent la transmission des informations aux services concernés tout en limitant les ressaisies manuelles et les risques d’incohérence.

Une gestion des accès adaptée à l’organisation de l’EFP

Les données gérées dans Merlin ne doivent pas être accessibles de la même manière à tous les collaborateurs. OpenGraphy a donc intégré une gestion des accès fondée sur les groupes et les responsabilités internes.

Les droits attribués à chaque utilisateur déterminent les modules, les dossiers et les actions auxquels il peut accéder. Cette organisation permet de protéger les informations sensibles tout en donnant à chaque équipe les outils nécessaires à son travail.

L’authentification est intégrée à l’environnement Microsoft de l’EFP, ce qui permet aux collaborateurs d’utiliser leur compte professionnel pour se connecter à la plateforme.

Quelle architecture technique a été utilisée pour Merlin 2.0 ?

L’interface de l’application a été développée avec Vue.js. Cette technologie permet de créer une expérience fluide dans laquelle les informations peuvent être consultées et actualisées sans recharger systématiquement l’ensemble de la page.

Le back-end repose sur Laravel, un framework PHP adapté au développement d’applications métier et d’API. Il prend en charge les règles fonctionnelles, les échanges avec la base de données et les contrôles nécessaires au fonctionnement de la plateforme.

Les données sont structurées dans PostgreSQL. Redis intervient parallèlement pour certains traitements nécessitant un accès rapide aux informations ou une gestion optimisée des opérations applicatives.

L’application s’intègre également à Microsoft Entra ID afin de gérer l’authentification des collaborateurs et l’attribution des accès selon les groupes de sécurité internes.

Comment faire évoluer une application métier existante ?

La modernisation d’une application métier ne consiste pas à remplacer brutalement l’environnement existant. Les données, les règles de gestion et les habitudes de travail doivent être comprises avant d’introduire de nouvelles interfaces ou de nouveaux traitements.

OpenGraphy a développé Merlin 2.0 de manière progressive, en tenant compte des besoins exprimés par les différents services de l’EFP. Les fonctionnalités peuvent ainsi être testées, validées et ajustées avant leur mise à disposition dans l’environnement de production.

La séparation entre les environnements de développement, de staging et de production facilite cette démarche. Elle permet de contrôler les évolutions et de réduire les risques de régression sur l’application utilisée quotidiennement.

Une collaboration continue avec les équipes de l’EFP

Le développement de Merlin 2.0 repose sur une collaboration étroite avec les personnes qui utilisent l’application. Leurs retours permettent de préciser les règles métier, d’identifier les situations particulières et d’améliorer progressivement les parcours.

Cette approche est particulièrement importante pour une plateforme couvrant plusieurs services. Une évolution peut avoir des conséquences sur le suivi pédagogique, la gestion administrative, les ressources humaines ou la comptabilité.

OpenGraphy assure donc un accompagnement qui associe développement, analyse fonctionnelle, correction des anomalies et mise en production progressive des nouvelles fonctionnalités.

Une application métier conçue pour durer

Merlin 2.0 fournit à l’EFP une base technique moderne pour poursuivre la digitalisation de ses processus. Son architecture permet de faire évoluer les fonctionnalités en fonction des nouveaux besoins, tout en conservant une séparation claire entre l’interface, les règles métier et les données.

Le projet illustre la capacité d’OpenGraphy à intervenir sur une application métier complexe, à comprendre les processus d’une organisation et à développer une solution adaptée à plusieurs catégories d’utilisateurs.

Avec Merlin 2.0, OpenGraphy accompagne l’EFP dans la modernisation des outils utilisés pour gérer les apprenants, les formateurs et les parcours de formation en alternance.